01.07.03 ble det ved endringer/tilføyelser i plan- og bygningsloven (pbl) innført lovbestemte tidsfrister for etatens behandling av byggesaker, delesaker og planforslag.

Tidsfrister

Det er i forskrift gitt bestemmelser om gebyrsanksjoner dersom fristene ikke overholdes gjeldende f.o.m 01.07.04. Dette gjelder enkelte typer byggesøknader, delesøknader og private innsendte plansaker. Under følger en summarisk gjennomgang av bestemmelsene og tolkningene av disse per i dag.

Det understrekes at bestemmelsene om gebyrsanksjoner kun gjelder for saker som er kommet til Plan- og bygningsetaten etter 01.07.04 Som hovedregel løper fristene fra sak er mottatt og til vedtak er sendt. For klagesaker gjelder fristen fra utløp av klagefristen og til saken er oversendt klageinstansen eller nytt vedtak er sendt. Se under om den enkelte sakstype.

Nødvendig tid for søkers/forslagstillers oppretting av feil eller supplering av opplysninger kommer i tillegg til fristene, dvs. at den tiden som søker/forslagstiller bruker på dette ikke regnes med i saksbehandlingstiden. For denne tiden bruker etaten betegnelsenbransjetid.

Saksbehandlingstiden i forhold til tidsfristene = tid til mottakskontroll + saksbehandlingstid for komplett sak. Etaten kommer til å gi frister på å supplering/feilretting, typisk 30 dager, og følge dette strengt. Dersom slikt materiale ikke er innkommet innen den gitte frist vil saker blir returnert/sanert. Hvis man ønsker å fortsette saken må ny sak sendes inn og fristen begynner å løpe på nytt.

Etaten og søker/forslagstiller kan avtale en annen frist enn den som loven foreskriver. Er det avtalt annen frist, er det den avtalte fristen som er utgangspunktet for om saken er behandlet innenfor tidsfristen.

Byggesøknader og delesøknader:

Hovedregelen er at det gjelder en 12 ukers frist for behandling av søknader. (Noen tiltak haregne frister m.m. se oversikten nederst)

Viktige unntak fra 12 ukers fristen:

Kommunen kan forlenge fristen i spesielle tilfeller. (Hvis saken er  særlig komplisert, krever ekstra politisk avklaring, eller tillatelse eller samtykke fra andremyndigheter (utover det som inngår i den vanlige 4 ukers reglen, eks. sterke verneinteresser)
Kommunen og tiltakshaver/ansvarlig søker kan avtale andre frister
For rammesøknad eller delesøknad som forutsetter dispensasjon fra reguleringsplan gjelder ikke tidsfristen. (OBS: dispensasjon fra avstand til vei er en dispensasjon fra reguleringsplan. Dette gjelder der planen har spesifisert en byggegrense eller der de generelle avstandskravene i veiloven setter begrensninger)
Delesaker er unntatt reglene om ansvar derfor skal naboer og gjenboere sende sine merknader til etaten innen 2 uker. Denne nabovarslingsfristen vil komme i tillegg til saksbehandlingsfristen.

Eventuell gebyrreduksjon:

For søknader etter pbl. § 93 (rammetillatelse (m/dispensasjon fra lov/forskrift), endring, ettrinn, riving, skilt, reklame, heiser og delesøknader) skal kommunen betale tiltakshaver tilbake 25 % av gebyr for hver påbegynte uke fristen oversittes. Dersom det er fastsatt eller avtalt andre frister vil eventuell gebyrreduksjon inntre ved overskridelse av denne.

Etter etatens mening er hjemmelsgrunnlaget for gebyrreduksjon for delesøknader usikkert.

Etaten ligger godt an til å klare å oppfylle fristene for delesakene, og forventer derfor ikke at dette vil bli aktuelt i praksis.

For byggesaker og delesaker er utgangspunktet for fristberegning den dagen etaten mottar søknad, se veiledning til saksbehandlingsforskriftens § 24.

Innsendte planforslag:

Lovpålagte tidsfrister for reguleringsplaner slik det fremgår av plan- og bygningsloven.:

Oslo kommune har et annet styringssystem enn de fleste andre kommuner og har derfor måttet tilpasse tidsfristene til dette. Hovedreglen er at etaten har en 12 ukers frist til å behandle planforslaget så langt at den kan legges ut til offentlig ettersyn. (Det er denne første delen av prosessen en evt gebyrreduksjon er knyttet til).

12 ukers behandlingsfrist til vedtak om offentlig ettersyn.

Etaten er delegert myndighet til å fatte vedtak om offentlig ettersyn og å kunngjøre dette. Fristen på 12 uker vil gjelde fra planforslaget er mottatt og til dato for vedtak om offentlig ettersyn. For saker etaten ikke ønsker å anbefale fremmet og derfor forelegger for det faste utvalg for plansaker (byutviklingskomiteen) gjelder fristen på 12 uker fra komplett planforslag er mottatt til den er behandlet av byutviklingskomiteen (BUK). Det betyr i praksis at slike sakermå oversendes byrådsavdeling for byutvikling så snart som mulig etter mottak.

12 ukers fristen gjelder kun for private reguleringsforslag og følgelig ikke for kommunens egne planer, fylkeskommunale eller statlige planer. Planer utarbeidet av andre kommunale etater regnes som kommunens egne planer.

Fristen gjelder ikke for mindre vesentlige reguleringsendringer. Det er ikke innført tidsfrister for behandling av klager på reguleringsvedtak.

Viktige unntak fra 12 ukers fristen:

Kommunen og forslagstiller kan avtale annen frist

Den første 12 ukers fristen gjelder kun for private planforslag, men de resterende fristene gjelder alle reguleringsplaner. Etaten har tidligere hatt praksis for ikke å legge ut planer til offentlig ettersyn i fellesferien, jul, påske m.m. slik at berørte parter skal få en reell anledning til å uttale seg. Denne praksis vil bli videreført. For saker som blir lagt ut tett opptil disse periodene vil forlenget høringsfrist bli vurdert.

De videre fasene i saksbehandlingen, behandlingen etter offentlig ettersyn og den politiske prosessen, fordeles slik figuren over viser. Fordelingen avviker noe fra lovens system, men den samlede tidsbruk skal være den samme.

Eventuell gebyrreduksjon:

Det er fra 01.07.04 innført gebyrsanksjoner dersom etaten ikke overholder den første 12 ukers fristen for private planforslag. Dersom fristen oversittes skal kommunen betale tiltakshaver tilbake 10 % av gebyr for hver påbegynte uke fristen oversittes i inntil 10 uker. Dersom det er fastsatt eller avtalt andre frister vil eventuell gebyrreduksjon inntre ved overskridelse av denne.

Det er ikke knyttet sanksjoner til den enkelte milepæl ut over den første 12 ukers fristen.

For plansaker sier veiledningen til forskriften at det er journaldato som er utgangspunkt for fristberegningen. For enkelthets skyld vil etaten følge samme system som for bygge- og delesakene, den dato etaten mottar saken. Dersom spørsmål om gebyrreduksjon blir aktuelt, vil imidlertid etaten ta utgangspunkt i journaldato.