Fra 01.04.2021 er reglene for å avholde møter samt kommunikasjon mellom beboere og styrer i eierseksjonssameier og borettslag endret. Endringen medfører at det blir enklere å avvikle årsmøte og generalforsamling i forhold til smittevernsreglene.
IKKE UTSATT FRIST
Departementet har ennå ikke besluttet å utsette fristen for å avholde generalforsamling eller årsmøte. Fristen er som vanlig den 30.06. i etterfølgende år. Tidligere forskrift som regulerte forlengelse for 2020 gjaldt frem til 1. november 2020 og gjelder ikke i dag.
Reglene for avvikling av årsmøtet fremgår av Eierseksjonsloven §41 1.ledd og Borettslagsloven §7-4 1.ledd.
REGLER OM AVVIKLING AV ÅRSMØTET/GENERALFORSAMLINGEN
Kravet om å avvikle fysiske årsmøter er nå endret. Kravet etter loven er nå at det er sameiet eller borettslaget selv etter bestemte regler som skal avgjøre spørsmålet hvordan årsmøtet/generalforsamlingen skal avholdes.
I prinsippet er det nå styret som beslutter hvordan årsmøtet skal gjennomføres. Styret må ta stilling og hensyn til beboernes muligheter til å gjennomføre møtet digitalt. Dersom det er vesentlige saklige utfordringer for at møtet avholdes digitalt, skal vanlig fysisk møte gjennomføres. Forarbeidene viser i så måte uttrykkelig til at reglene om mindretallsvern kan komme på spissen i de tilfeller det er vanskelig å få gjennomført et slikt digitalt møte for enkelte.
Dersom 2 eller flere beboere krever avholdt fysisk møte på vanlig måte skal dette gjennomføres. Styret kan sette frist i sin innkalling til beboerne å kreve fysisk avvikling av det årlige møte. Fristen skal være lang nok til at beboerne har mulighet til å vurdere ut i fra sakslisten om fysisk møte er nødvendig.
Forhold ellers styret må legge vekt på i sin beslutning er,
- Om sakstypen som skal behandles krever en muntlig diskusjon.
- Om det ellers bare er enkle saker som skal behandles.
- Hvor mange av beboerne som har eller kan bruke digitale hjelpemidler
- Om møtet kan avholdes innenfor lovens krav i forhold til om deltakelse og stemmegivningen kan kontrolleres. Man må herunder sikre at det er mulig å kontrollere deltakernes identitet.
Reglene er inntatt i Eierseksjonsloven §41 2.ledd og Borettslagsloven §7-4 4.ledd.
REGLER OM AVVIKLING AV STYREMØTE
Tidligere besluttet styret i fellesskap hvordan styremøtet skulle gjennomføres. For å forenkle prosessen er dette nå endret slik at styreformann alene beslutter hvordan styremøtet skal gjennomføres.
Imidlertid kan alle styremedlemmene hver for seg kreve fysisk møte.
Endringen fremgår av eierseksjonsloven §56 1.ledd og Borettslagsloven §8-5.
REGLER OM ELEKTRONISK KOMMUNIKASJON
Tidligere regler i Borettslagsloven og Eierseksjonsloven tilsa at elektronisk kommunikasjon måtte uttrykkelig aksepteres av den enkelte beboer.
De nye reglene innebærer nå at det er styret som bestemmer kommunikasjonsform. Styret skal gi beboerne varsel i god tid før slik ny kommunikasjonsmåte tas i bruk. Den enkelte beboer kan også reservere seg mot en slik elektronisk kommunikasjon.
Det er også avgjort at regler ellers i lovens om kreves «skriftlig» nå ikke hindrer at kommunikasjonen kan skje elektronisk.
Reglene er inntatt i Eierseksjonsloven §6 a og Borettslagsloven §1-6.
Tilbake til hovedsiden her.